VLNR: Vincent Ramaekers (VBA), Kees Huipen (Huipen Groep), Cees Zonneveld (Reinders Bedrijven), Kees Plat (Plat&Plat), Nick van Huizen (BILTZ) en Kevin Uitermark (Dirkzwager Groep).
Resultaatgericht VvE Beheer met vaste co-makers
Beheren doe je samen. Met besturen, leden, een professionele beheerder en klantgerichte leveranciers. Goed en tijdig planmatig onderhoud zorgt ervoor dat er minder reparatie onderhoud hoeft plaats te vinden, dus ook minder onverwachte kosten en minder overlast. VBA zet vol in op verbetering van de dienstverlening. Een van de belangrijke aspecten daarbij is het technisch beheer.
17.000 reparatiemeldingen
In de nieuwsbrief van december 2020 kondigden wij een wijziging aan bij onze afdeling Service Onderhoud. Per jaar worden door deze afdeling zo'n 17.000 reparatiemeldingen verwerkt. Bij de afhandeling daarvan liepen we tegen een aantal problemen aan:
- alle aannemers hebben het erg druk, met name voor het kleinere reparatiewerk, waardoor afspraken vaak pas na een paar weken ingepland konden worden ter uitvoering;
- veel aannemers vinden het lastig om voor VvE's te werken;
- door te werken met veel verschillende aannemers is controle op het geleverde werk lastig, is het moeilijk afspraken maken over de kwaliteit van dienstverlening als reactietermijnen, prijsniveau, netjes werken en loopt de financiële administratieve en afhandeling stroperig.
Kwaliteitsslag
In 2021 zetten we nadrukkelijk in op kwaliteitsverbetering in onze bereikbaarheid, verkorte doorlooptijden en verhogen van het percentage one-time-fix. Dit realiseren we door goede afspraken te maken met een select aantal aannemers: onze co-makers. Zij nemen nieuwe reparatieverzoeken rechtstreeks aan, namens VBA. En als dat kan, plannen zij meteen de afspraak voor herstel in. Er wordt gewerkt binnen de kaders van een Service Level Agreement. Daarnaast worden reparaties aan installaties waarvoor iedere VvE over het algemeen een onderhoudscontract heeft afgesloten, direct doorgezet naar deze contractant of een aangedragen leverancier vanuit de VvE. Denk hierbij aan een storing aan de hydrofoor of een deurautomaat.
Service Onderhoud co-makers
Voor het Service Onderhoud werken wij met drie co-makers. Ieder heeft een werkgebied toegewezen gekregen. VBA monitort continu de prestaties en periodiek is er een uitgebreide evaluatie. Voor 2021 zijn de co-makers Huipen, BILTZ en Reinders Bedrijven. Dit zijn bedrijven waarmee VBA al jarenlange ervaring heeft opgedaan en een bewezen trackrecord heeft opgebouwd.
Zichtbare resultaten
De eerste wijzigingen zijn per 1 maart doorgevoerd en de resultaten zijn nu al zichtbaar: sneller iemand aan de telefoon, sneller een afspraak voor reparatiewerkzaamheden en dus kortere doorlooptijden van een nieuwe melding. De komende maanden gaan we dit scherp monitoren en waar nodig het proces samen met onze co-makers nog verder verbeteren.
Planmatig 500 onderhoudsprojecten
De co-makers die we inzetten voor Service Onderhoud dragen wij ook aan bij planmatig onderhoudsprojecten die wij namens VvE's mogen begeleiden.
Zij kennen de VvE's al vanuit het service onderhoud, zijn op de hoogte van specifieke problemen en voldoen aan onze kwaliteitseisen.
Op jaarbasis coördineert VBA zo'n 500 onderhoudsprojecten, van een kleine schilderbeurt tot een volledige verduurzamingsingreep.
Het vinden van geschikte partijen is in de huidige markt lastig, zeker als het binnen een paar maanden uitgevoerd moet worden.
Door met co-makers te werken voor planmatig onderhoud reserveer je feitelijk capaciteit bij de aannemer.
De co-makers houden immers veel meer rekening met een hoeveelheid projecten per jaar dan voorheen.
Het effect van deze wijziging: betere voorbereiding, sneller offertes en kortere doorlooptijden.
Gezien de hoeveelheid projecten hebben we naast eerder genoemde partijen nog twee co-makers toegevoegd: Plat & Plat
en Dirkzwager Groep. Alle partijen zijn ingericht op totaalonderhoud,
maar hebben ook eigen specialisaties die goed aansluiten op het type werk bij VvE's.
Resultaatgericht VvE-beheer
Met de co-makers hebben wij onder andere afspraken gemaakt over kwaliteit van uitvoering, planning en organisatie. We houden zeer regelmatig evaluaties en waar nodig sturen we bij. Samen werken aan het gewenste resultaat: goed onderhouden gebouwen tegen reële prijzen en het ontzorgen van besturen. Vol vertrouwen zetten we deze stap in het verder verbeteren van onze dienstverlening.
Maak kennis met de nieuwe gezichten van VBA
Pieter de Boer
Ik ben Pieter de Boer, vader van drie leuke kinderen en woon in Amsterdam. Sinds 1 december 2020 ben ik Manager Techniek bij VvE-beheer Amsterdam (VBA).
Alles wat te maken heeft met planmatig onderhoud, serviceonderhoud en het technisch bedrijfsbureau valt onder mijn portefeuille.
Gebouwen en het beheer daarvan, zijn al jarenlang mijn passie. Ik ben een ouderwetse techneut. Als het gaat over techniek, dan kan ik eindeloos doorpraten.
Zeg het gerust tegen me als ik te lang van stof ben of in complex vakjargon dreig te vervallen.
Mijn voornaamste doel bij VBA is het nog verder verbeteren van het serviceonderhoud.
Onze reactietijd op onderhoudsaanvragen moet sneller worden, onze processen moeten duidelijker en we moeten laten zien aan besturen dat wij er voor ze zijn.
We werken voor 1.100 besturen en complexen. Ieder bestuur heeft recht op meer dan alleen een standaard oplossing.
Dat betekent dat we netjes antwoord moeten geven op elke vraag die wordt gesteld en dat we in samenwerking met deskundige partijen alle problemen oplossen,
met maximale kwaliteit en tegen minimale kosten.
Hierbij komt mijn brede ervaring goed van pas, zowel op commercieel gebied, als in de aannemerij, als aan corporatie-zijde.
De zes jaar hiervoor bijvoorbeeld was ik manager dagelijks onderhoud bij woningcorporatie Rochdale.
Het was ook daar mijn doel te zorgen dat elke vraag leidt tot een snelle oplossing en maximale klanttevredenheid.
In coronatijd de verbindingen blijven houden is een uitdaging. Het is daarnaast enorm druk in de aannemerij.
Het is niet altijd makkelijk om een deskundig persoon op locatie te krijgen die netjes en klantvriendelijk werkt.
Om te zorgen dat onderhoudsbedrijven de verlenging zijn van onze dienstverlening, maak ik me nu hard voor het aangaan van langere termijn relaties op basis van een resultaatgerichte samenwerking.
Ook het geven van gedegen advies aan besturen vind ik van groot belang.
We willen onder meer graag meedenken over de grote opgaven die de komende jaren uitgevoerd moeten worden op het gebied van verduurzaming.
Gebouwen moeten van het gas af en energie- en/of CO2-neutraal worden. Daar is geen ontkomen aan. Dat wordt voor veel besturen een uitdaging, waar ze nu mee moeten beginnen.
Daarin willen wij een rol spelen, door inzicht te geven wat de veranderingen concreet inhouden voor een VvE en hoeveel geld er gespaard moet worden om de doelstellingen te kunnen behalen.
Ik vind het fijn om mensen te helpen en adviseren. Dat geldt ook voor mijn collega’s. Ik prikkel hen om creatiever te denken en naar het geheel te kijken in plaats van alleen naar het planmatig en dagelijks onderhoud. De tijd te nemen om te kijken wat er speelt, data te analyseren en daarop te adviseren. Goed te luisteren naar de klant en daarna zijn of haar vraag te vertalen naar hapklare acties.
Wat dat betreft ben ik hier met mijn neus in de boter gevallen. Het allerbelangrijkste voor mij zijn leuke collega's met wie ik aan een gemeenschappelijk doel werk.
Mensen die open staan voor verandering, iets nieuws willen bereiken en plezier hebben in hun werk. Dat heb ik hier gevonden.
Mijn motto is 'Een dag niet gelachen, is een dag niet goed gewerkt'. Plezier in je werk leidt namelijk tot een beter resultaat.
Het is oprecht leuk om met mijn nieuwe collega's samen te werken.
VBA heeft bovendien een compact MT met heldere doelstellingen en managers die open staan voor experimenteren, proberen, lef tonen en risico's nemen:
als het maar een bijdrage levert aan de klanttevredenheid. Want die staat boven alles.
Connect op LinkedIn
info@vvebeheer-amsterdam.nl
020 - 520 90 00
Volg VBA op LinkedIn
Specifiek accountteam voor kleinere VvE's
VBA beheert relatief veel VvE's met maar een paar eigenaren. Vaak zijn dit ook de kleinere complexen.
Tot voor kort werden deze VvE's beheerd door accountmanagers met ook grote VvE's in de portefeuille.
Wij hebben gemerkt dat dit ten koste gaat van de dienstverlening naar de kleinere VvE's.
Daarnaast ligt er meer behoefte bij kleinere VvE's aan snelle en adequate hulp en minder bij het faciliteren van één aanspreekpunt, zoals bij grotere VvE's.
Daarom heeft VBA het beheer van deze complexen ondergebracht in een speciaal team: accountmanagement kleine VvE's.
Het team neemt direct actie op vragen, ongeacht van welke VvE de vraag komt. Het team bestaat uit zeer ervaren en startende accountmanagers.
Doordat er als team wordt gewerkt, is de bereikbaarheid groter, worden acties snel afgehandeld en is er een hoog tempo in het plannen van vergaderingen én het uitwerken van de notulen.
Deze zijn meestal dezelfde of de volgende dag al klaar.
Ervaring
Nieuwe accountmanagers die in dienst komen van VBA worden eerst aan dit team toegevoegd.
Aan de hand van onze ervaren accountmanagers krijgen zij een interne opleiding en begeleiding alvorens door te groeien naar een eigen VvE-portefeuille.
Op deze manier waarborgen wij kennis, cultuur, uniformiteit en continuïteit.
Kort nieuws
Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
Per 1 juli is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) van kracht. Wij krijgen al veel vragen over dit onderwerp,
maar het belangrijkste: deze wet is niet van toepassing op VvE's!
VBA beheert ook enkele Mandeligheden. Daarvoor is de WBTR wél van toepassing. VBA informeert hen eerdaags actief over de gevolgen van de wet voor het beheer van de mandeligheid.
Meer informatie over de WBTR op de website van VVE-belang en
Rijssenbeek Advocaten.
SKW certificering verlengd
In de vorige nieuwsbrief vertelden we dat de jaarlijkse audit van SKW eind december zou plaatsvinden.
Inmiddels is het resultaat daarvan ook bekend: het certificaat is wederom verlengd!
In Nederland mag iedereen een VvE-beheer kantoor opzetten, maar circa 50 van de meer dan 600 kantoren in Nederland zijn gecertificeerd. Wij zijn trots dat wij daar sinds 2007 bij horen.
VvE Beheer Amsterdam
www.vvebeheer-amsterdam.nl
Postbus 738, 1000 AS Amsterdam
Jacob Bontiusplaats 9, 1018 LL Amsterdam
Algemene en administratieve vragen:
info@vvebeheer-amsterdam.nl
020 - 520 90 00
Reparatieverzoeken en schademeldingen:
www.mijnvba.nl
020 - 520 90 99
Vragen en suggesties voor nieuwsberichten:
nieuwsbericht@vvebeheer-amsterdam.nl
Klik hier om in te schrijven voor nieuwsberichten van VvE Beheer Amsterdam
Copyright © 2021 VvE Beheer Amsterdam, alle rechten voorbehouden.